Word 2010 - Como hacer Índices automáticos

Ya hace tiempo había publicado un artículo de como hacer índices Dinámicos, el cual ilustra mediante una infografía como hacer que cada oración del Índice sea un hipervínculo a cada parte del documento.

En este les mostraré con hacer que sea Word quien haga esto por nosotros. Será 87 veces más sencillo.

En el artículo anterior había que hacer unos pasos algo estructurados de "Bookmarks" organizados en el cuerpo del documento y luego de hipervínculos en el Índice. Llegaban a ser 10 pasos.

En este se reduce a 2 solamente. ¿Cómo? Así mismo. Pues el trabajo está en saber dar Redactar un documento correctamente y como dar formato en Word.

En este artículo:

1. Estructura
2. Estilos
3. Tabla de Contenidos

Comencemos.

Estructura

Todo documento debe tener una estructura lógica para su fácil navegación/lectura.

Hay un titulo principal por tema, hay subtitulo por tema, y estos a su vez tienen subdivisiones.

En la imagen tenemos un ejemplo. Normalmente definimos o nos definen que estructura usar. Siempre hay una. Normalmente esta misma estructura es la que saldrá en el Índice.

Y como toda estructura, los títulos, subtitulo y demás texto, tienen formatos distintos. De aquí, que después de definir nuestra estructura y que formato tendrá pasemos a los ......

Estilos

Les explicaré que la manera correcta de dar formato a un documento de Word es usando la herramienta de "Estilos". De aquí es que Word se vale para producir los indices por si solo. Por lo que es importante usarla bien. Cuando usamos los estilos, permitimos que sea Word quien asigne un formato apropiado para cada cosa por nosotros para que trabajemos menos.

Aquí vemos una variedad ya definida, con algunos formatos predeterminados, que usándolos como están producen unos documentos de buena apariencia. Aunque también esta herramienta nos permite definir los estilos con el formato que prefiramos.

Normalmente los Títulos del documento le asignaríamos el formato predefinido que aparece en "Titulo 1" como vemos en la lamina siguiente. A su vez los subtitulos que nos interesen que salgan en el indice, le asignaríamos el estilo "Título 2" y después los demás, que en un nivel inferior a los subtítulos, nos interesa también que salga en el Índice, asignaríamos "Título 3".

Sin embargo, también puede ser que formateemos manualmente un titulo, un subtitulo y  parte del texto y le digamos a Word que use estos formatos para los estilos de "Título 1", "Título 2", "Título 3" y "Normal". Luego el resto de los títulos/subtitulos los formateamos con los Estilos, usando nuestro formato predefinido por nosostros, y no el que viene "From the box". Vean la imagen siguiente:

Como vemos en la imagen, seleccionamos un Titulo principal ya formateado por nosotros, y luego nos dirigimos a Estilos>"Título 1" haciendo clic derecho para que nos salga el menú de este estilo, y hacemos clic en "Actualizar Título 1 para que coincida con la selección". Y hacemos esto también con un primer subtitulos, haciendo clic derecho en Estilos>"Titulo 2". De aquí en adelante que los demás títulos y subtitulos no tenemos que darles formato nuevamente sino el Estilo de Titulo 1 o 2 según corresponda.el resto del documento en el estilo que corresponda.

Veamos un caso real. Tengo un documento el cual debo hacerle un indice, pero también hay que formatearlo. Tomo los titulos y les asigno estilos en lugar de formatos. Word le asigna el formato por mí.

Primero vieron que asigne el estilo "Titulo 1" y luego al subtitulo el estilo "Titulo 2". Antes de asignar formatos y estilos, llegué a definir el formato del texto no de titulo sino de contenido y los definí como estilo "Normal".

Una vez hecho esto en los títulos del documento, un proceso bien breve, creamos nuestro Índice.

Tabla de Contenidos

Ya habiendo dado formato con la herramienta Estilos, hacemos nuestro Índice usando una herramienta de Referencia llamada "Tabla de Contenidos".

Apartamos una página en blanco de las iniciales para esto, y con el cursor en la primera posición de esta página vamos a "Referencias">"Tabla de contenidos".

Aquí hacemos clic en "Tabla automáticas" y listo. El indice está hecho. Word mismo se encarga de colocar los números de página correspondientes y los puntos al ras de la línea.

Si vemos alguna discrepancia en el Índice, o "Tabla de contenidos", como que hay texto de más o falta, es porque a algo le asignamos erróneamente o dejamos de asignar los estilos "Título 1", "Título 2" o "Título 3".

Lo bueno de que el Índice sea una tabla con nexos, es que de tener una de estas discrepancias, solo debemos corregir el asunto de los estilos y luego hacer clic en "Actualizar tabla" y el Índice se actualizará solo.

¿Les gustó? A mí sí. Me economizó un viaje de trabajo.

Fuente: ELTECNIQUITO Labs